Es un hecho reconocido que nadie puede ser productivo si asume demasiados compromisos -se termina abarcando demasiado y sin poder terminar nada, por lo menos no bien o a tiempo.

Pero la gente le pide un espacio de su tiempo en todo momento -a través del teléfono, el correo electrónico, los mensajes de texto, o personalmente. Para ser productivo y minimizar el estrés, usted tiene que aprender el delicado arte de decir No.

¿Por qué es tan difícil decir no? Bueno, para comenzar, puede herir, molestar o decepcionar a la persona a la que diga “no”, y normalmente eso no es algo divertido. En segundo lugar, si espera trabajar con esa persona en el futuro, querrá continuar manteniendo una buena relación con ella, por lo que decir “no” de la manera equivocada podría poner en riesgo dicha relación.

Sin embargo, decir “no” no tiene por qué ser tan difícil ni malograr su relación. Aquí encontrará los 10 mejores consejos para aprender el delicado arte de decir No:

1. Valore su tiempo. Conozca cuáles son sus compromisos y sepa cuánto vale su precioso tiempo. Más adelante, cuando alguien le pida dedicar parte de éste a un nuevo compromiso, sabrá que simplemente no puede hacerlo. Dígales: “En este momento no puedo… estoy sobrecargado de trabajo.”

2. Conozca sus prioridades. Incluso si tuviera tiempo extra (lo cual para muchos de nosotros es poco frecuente), debe preguntarse: ¿es este nuevo compromiso la manera en que quiero emplear ese tiempo libre? En mi caso, yo sé que más compromisos significan menos tiempo con mi esposa y mis hijos, quienes para mí son más importantes que cualquier otra cosa.

3. Practique decir no. La práctica hace al maestro. Decir “no” con tanta frecuencia como le sea posible es una excelente manera de sentirse mejor y más cómodo al decir esa palabra. Y a veces, repetirla es la única forma de hacer llegar el mensaje a alguien extremadamente insistente. Cuando insistan, usted simplemente siga diciendo no. En algún momento entenderán el mensaje.

4. No se disculpe. Una forma común de empezar una negativa es diciendo “lo siento pero…” porque la gente piensa que suena más cortés. Si bien la cortesía es importante, disculparse sólo hace que su negativa suene más débil. Necesita ser firme y no disculparse por cuidar de su tiempo.

5. Deje de ser amable. Nuevamente, es importante ser cortés, pero ser amable diciendo sí todo el tiempo es perjudicial para usted. Si hace que sea fácil para los demás arrebatarle su tiempo (o su dinero), continuarán haciéndolo. Pero si usted pone una barrera, buscarán blancos más fáciles. Muéstreles que cuida muy bien su tiempo manteniéndose firme y rechazando tantos pedidos (siempre que éstos no se encuentren en su lista de prioridades) como sea posible.

6. Dígale no a su jefe. A veces sentimos que tenemos que decir sí a nuestro jefe -es nuestro jefe, ¿no? Y si le decimos “no” parecerá que no podemos con el trabajo -al menos ése es el razonamiento común. Pero de hecho, es lo opuesto -explíquele a su jefe que al asumir demasiados compromisos usted está debilitando su productividad y poniendo en riesgo sus compromisos actuales. Si su jefe insiste en que asuma el proyecto, revise su lista de proyectos o tareas y pídale que lo ayude a priorizar nuevamente, explicándole que hay un límite para lo que puede hacer a la vez.

7. Tome la delantera. A menudo es mucho más fácil adelantarse y evitar los pedidos que decir “no” una vez que se lo han hecho. Si usted sabe que le van a pedir hacer algo, por ejemplo, en una reunión, simplemente diga a todos ni bien entre, “Miren muchachos, les quiero advertir, mi semana está copada con algunos proyectos urgentes y no voy a poder aceptar ningún otro.”

8. Te contesto después. En lugar de dar una respuesta inmediata, casi siempre es mejor decirle a la persona que lo va a considerar y que le contestará más tarde. Esto le permitirá pensarlo y revisar sus compromisos y prioridades. Luego, si no puede aceptar, simplemente dígale a la persona: “Lo he pensado y he revisado mis prioridades, no voy a poder acomodar tu pedido al tiempo que tengo disponible”. Al menos lo habrá tomado en cuenta.

9. Quizá después. Si ésta es una opción que usted quisiera mantener abierta, en lugar de simplemente cerrarle la puerta en las narices a la persona, es mejor decir, “Parece una oportunidad interesante, pero justo no tengo tiempo en este momento. Quizá podemos conversarlo en… [dé un plazo]”. La próxima vez, cuando vuelvan a hablar con usted, quizá tenga algo de tiempo libre.

10. No eres tú, soy yo. Esta clásica frase para rechazar a alguien con quien no queremos salir puede funcionar en otras situaciones. Pero sea sincero. A menudo la persona o el proyecto vale la pena, pero no es para usted, al menos no en ese momento. Simplemente dígalo: puede alabar el proyecto, a la persona, o a la institución… pero aclare que el proyecto no es el adecuado para usted, o que no es lo que está buscando en ese momento. Solamente dígalo si es cierto. La gente puede sentir cuando uno no es sincero.

Traducción de The Gentle Art of Saying No

Atención a todos los empresarios, consultores, artistas y trabajadores independientes: ¡ustedes pueden despedir a sus clientes!

A todos nos gusta que nos paguen. Algunos incluso somos capaces de trabajar para que nos paguen. ¿Entonces por qué demonios uno renunciaría a una situación en la que se le está pagando una excelente cantidad de dinero por hacer, en su opinión, un excelente trabajo? La respuesta es: por un mal cliente. Muchas empresas nuevas, trabajadores independientes, artistas y consultores en especial están ansiosos de trabajo, así que son capaces de soportar cualquier cosa. Pero aparte de mantener su dignidad a salvo, despedir a su cliente puede ser bueno para su negocio.

1. No se comprometa a hacer algo que no pueda hacer. Esta no es realmente una situación de “cuándo despedir” pero es lo bastante importante como para mencionarla. Hace poco llamé al vendedor de una empresa de software con respecto a uno de sus productos. Le expliqué mis necesidades y deseos y lo primero que me dijo fue,

“Puedo hacer A y B por usted, pero déjeme ser honesto, la verdad no puedo hacer C. Si gusta puedo preguntar y averiguar si hay alguien que sí lo pueda hacer.”

Perfecto.

2. Cuando el dinero se vuelve esquivo. Este parece un consejo sencillo, pero mucha gente que recién empieza descuida cosas tales como el facturar. Si un cliente no le está pagando, no debería trabajar. Cierto, no hay que dejarlos en el aire al día siguiente, pero debería quedar más que claro que no va a trabajar gratis.

3. Cuando el cliente demora siempre. Quizás es que llegan tarde a las reuniones, o ni siquiera se aparecen. Quizás es que se demoran en dar su aprobación o en proporcionarle la información que necesita para comenzar. Todos tenemos nuestro propio límite que nos indica cuánto de eso podemos soportar. Descubra su límite y comience a respetarlo.

4. Cuando son mentirosos. Es duro decirlo, pero algunas personas mienten y con frecuencia el problema no es la mentira, sino la omisión. Puntos importantes que se está dejando de lado intencionalmente. Si empieza a ver patrones de este tipo, tal vez prefiera “seguir su camino”.

5. Cuando el cliente es cliente del cliente de su cliente. Si alguna vez ha jugado al teléfono malogrado, sabe que los mensajes que pasan por muchas personas con frecuencia terminan distorsionados. Uno de los ingredientes básicos de una relación saludable con el cliente es saber manejar las expectativas. Usted tiene expectativas con relación a sus clientes y ellos tienen expectativas con relación a usted. Esto es más fácil de manejar cuando uno sabe con quién está tratando.

6. Cuando cambia el contrato. Oh, este es uno difícil. Quizás el cliente ha decidido que le está pagando demasiado o quiere que le haga un trabajito extra que no estaba en el contrato. O tal vez le reduce el plazo a la mitad o le quita recursos y aún así usted tiene que cumplir. Esta es una situación delicada. Si siente que le están faltando el respeto de alguna forma es hora de reevaluar la relación. Si la balanza del contrato se ha inclinado demasiado a favor de su cliente, quizás sea hora de “seguir su camino”.

7. Cuando sus manzanas se convierten en naranjas. Algunas personas no tienen idea de lo que quieren de uno. Primero dicen que quieren X y luego dicen que quieren Y. Así que uno se ajusta a ellos, porque quiere hacer feliz al cliente, verdad? Pues sí, los hace felices, pero ahora quieren agregar nuevos detalles. Así que usted hace los cambios. Les agrada algo el resultado pero lo han pensado mejor y ahora quieren el X original. Por un lado eso es lo divertido de ser un consultor/freelance. Por otro lado, las cosas se pueden salir de control y es entonces cuando necesita recurrir al contrato.

La moraleja es que hay que manejar las expectativas y tener una comunicación clara y honesta desde el principio hasta el final. Si ve señales de peligro, lo mejor es enfrentarlas de inmediato. Si las cosas no mejoran, quizás sea necesario despedir al cliente.

En ese caso, ¿cómo despedir al cliente?

Documentos, documentos, documentos. Primero, siempre debe intentar enfrentar y resolver el problema, y debe hacerlo de forma documentada. Sea tan conciso y centrado como sea posible.

Lea su contrato. Sepa cuáles son sus opciones para terminar la relación y cumpla con todas sus obligaciones lo mejor que sea posible.

No se queje. No se ponga melodramático, ni comience a gritar a los cuatro vientos lo pésimo que es su cliente, ni haga una lista de las 99 cosas que tiene su cliente de malo. Manténgalo a un nivel profesional y “siga su camino”.

Traducción de How to Fire Your Client!

Es difícil hacer una buena presentación. Hablar en público es una habilidad que se puede desarrollar con el tiempo; es una combinación de arte y ciencia. Al pensar en mi próxima presentación en mayo para la SOBCon 07 - The Relationship Bloggers’ Conference no puedo sino tratar de concentrarme en esas palabras que sé que están fuera de lugar.

¡GRITE! A menos que esté en la entrega de premios MTV, esto no es algo que le guste a mucha gente. La clave es: Conozca a su público. Su público le dictará el estilo, el enfoque, las palabras que deberá emplear, etc. Si no es capaz de modificar su presentación de acuerdo al público, la gente se aburrirá antes de que pueda decir…

Este… El temido “este” es tan común en nuestra habla cotidiana que a menudo nos olvidamos de él. Pero cuando uno está frente a una multitud, vendiendo lo que sea que esté vendiendo (y no se equivoque, usted ESTÁ vendiendo algo), demasiados “estes” demuestran falta de preparación e incomodidad.

¿Entendieron? De hecho, no, no entendí. Es más, haberlo preguntado me ha llevado a estar tan poco interesado a estas alturas que he empezado a jugar con mi BlackBerry. La clave en este caso es: Practique. Hágalo frente a un espejo. Hágalo en la ducha. Hágalo frente a otros. Hágalo en público. Si hace su presentación frente a familiares y amigos que no pertenecen a su campo profesional y logra que lo entiendan, entonces tiene todas las de ganar.

¿Qué más puedo mostrarles? No lo sé, dígamelo usted, es por eso que es usted quién está parado ahí al frente y yo sentado acá con el público. Las presentaciones son como historias - necesitan un comienzo, una mitad y un final. No importa cuál sea el lugar, formato o estilo de la presentación, conferencia o reunión, si usted está parado frente al público diciéndole algo, está contando una historia. Y eso significa que necesita todos los elementos de una buena historia.

Creo que eso es todo. Bueno, ¿terminó o no? Usted debería saberlo mejor que yo. Los profesionales de los blogs a menudo sugieren terminar enfáticamente y lo mismo se aplica a una presentación. Incluso decir “Eso es todo” es un poco débil. Su conclusión (y todo el desarrollo de la presentación) debería dejarlo bastante en claro, de manera que pueda pasar inmediatamente a la siguiente etapa - sea contestar preguntas, escabullirse del escenario, escuchar una hora de aplausos…

Bueno, creo que eso es todo.

No, es broma.

Hablar en público es una de esas cosas que hace llorar a hombres hechos y derechos y poner a la gente de rodillas. Todos sabemos que es intimidante, lo que es una poderosa razón para dominar las 4 P de las Presentaciones.

1. Preparación. Puede que no necesite un guión con puntos y comas, pero prepare algo. Asegúrese de que su historia es atractiva, entretenida y que valga la pena escucharla.

2. Práctica. Es necesario practicar. Incluso los oradores veteranos practican. Asegúrese de leer la presentación en voz alta al menos unas cuantas veces para desarrollar un buen ritmo.

3. Pronunciación. Usted necesita hablar claramente. No hay lugar para los murmullos en una presentación. Permítanme agregar otra P aquí: Proyectar. Hable de manera clara y firme para hacer entender su idea.

4. Participación. Siempre debe tratar de involucrar a su público. Mientras más pronto sientan que son parte de lo que usted está haciendo, mejor.

Traducción de 5 Phrases You Never Want To Hear In A Presentation

Durante los últimos años, he trabajado con mucha gente que nunca he conocido personalmente. El internet nos permite a todos trabajar juntos, sin importar lo lejos que estemos uno del otro. Personas de otros países me han contratado y yo he contratado gente al otro lado del país o del estado. En general diría que todo ha salido bien, aunque ha habido algunos traspiés en el camino.

Esta semana tuve la oportunidad de conocer a dos personas con las que he estado trabajando en los últimos meses. Con una me ví en el juzgado y con la otra nos reunimos para tomarnos unas copas.

He aquí 6 consejos para trabajar con gente que no conoce:

Póngalo todo por escrito
No importa si está haciendo un logo gratis para alguien o si se está asociando con él para formar una empresa, es indispensable que todas las partes pongan sus expectativas por escrito, de modo que todos sepan a qué atenerse. Un esquema de sus expectativas con el reconocimiento del otro y un plazo son suficiente para exhibir como contrato en un tribunal (en caso que sea necesario), así que tómese el tiempo de delinear las cosas.

Grandes expectativas
Lo mejor de poner las cosas por escrito es que todos saben lo que se espera de ellos. Con frecuencia, en una sociedad o en cualquier tipo de relaciones de trabajo, sentimos que estamos invirtiendo más tiempo y energía que las otras partes. Tener todas las expectativas por escrito resulta una forma fácil de medir quién está aportando realmente lo que le corresponde.

Sea honesto y claro
No prometa algo que no pueda hacer y no pida algo que no desea. Hay unos cuantos miles de millones de personas en el mundo, así que si el asunto no funciona entre ustedes dos, siempre hay la posibilidad de encontrar a alguien mejor en otro lado. He conocido gente con la que he querido hacerme socio de inmediato, sólo por lo bien que nos llevábamos, pero tuvimos que esperar la oportunidad apropiada para lanzarnos a la piscina. Nos dimos cuenta de que si el momento y la idea no eran perfectos para la sociedad, ni siquiera nuestra gran amistad haría que las cosas marcharan bien.

Sea profesional, sea puntual
Trate a cada persona con la que trabaja con el mismo grado de respeto que desearía para usted mismo. Si fija una hora para una llamada o un email, cúmplala. A nadie le gusta que lo dejen plantado y a nadie le gusta esperar. De la misma forma, mantenga una comunicación regular, aun cuando no haya nada nuevo que informar.

Mantenga la comunicación
Al trabajar con desconocidos, siempre existe un poco de preocupación o confusión con respecto a lo que la otra persona está haciendo. Podría pasar una semana sin ninguna noticia, y aunque eso podría significar que el otro ha abandonado su proyecto, en realidad quizás esté rompiéndose el lomo, pero no ha enviado un correo o posteado nada. Yo siento que toda comunicación relacionada con el proyecto es insuficiente. Cuando he contratado a alguien para un trabajo determinado, deseo que me mantenga al tanto con cierta frecuencia sólo para saber cómo están avanzando las cosas. ¿Estamos cumpliendo con lo esperado? ¿Hay algún problema sobre el que deba saber? ¿Puedo ayudar en algo? ¿Sigue contento de que estemos trabajando juntos?

Pregúntele a Google o a cualquiera de sus amigos cercanos
El mundo es absolutamente enorme, pero el internet parece ser un pueblo bastante pequeño a veces. Si está embarcándose en un proyecto con alguien, haga una búsqueda de él o ella en Google. Consulte en los foros de opinión que frecuenta o pregunte a otros diseñadores, desarrolladores, empresarios o profesionales de su rubro si han trabajado antes con esa persona. No hace falta ser paranoicos, contratar a un investigador o algo así. Sólo encuentre información básica sobre quiénes son y a qué se dedican.

Espero que con estos consejos pueda pasar más tiempo encontrándose con sus socios para tomarse unas copas e intercambiar anécdotas que en un tribunal de justicia.

Traducción de Stranger Danger & People You’ve Never Met

Basándome en la idea de la carrera de procrastinación y la carrera progresiva de Jeff, he estado experimentando con un peculiar nuevo sistema para avanzar de una buena vez con mi lista de tareas por hacer. Ajústese el cinturón, porque es un poco más complejo que el nuevo hábito simplificado de Merlin 2005. Se llama (10+2)*5 y hoy le salvará el pellejo.

Dirigido a

• procrastinadores
• los que se distraen con facilidad
• los que no pueden dejar de navegar por internet
• personas con una lista extensa de tareas pequeñas (alias “mosquitos”)
• personas que tienen problemas para avanzar tareas muy grandes

Qué necesitará

1. un cronómetro

• debe ser fácil de resetear
• un cronómetro electrónico de cocina es particularmente efectivo (de preferencia con múltiples memorias de alarma), o  una aplicación como Minuteur (consiga la versión más reciente, que incluye varias nuevas funciones simpáticas)

2. un subgrupo reducido de su lista de tareas por hacer

• tareas en las que pueda trabajar (no necesariamente terminar) en bloques de 10 minutos o menos
• seguidores del GTD: sólo las siguientes acciones, por favor

3. una hora de su tiempo (menos es potencialmente aceptable, pero no hay que ser ortodoxos)

4. su pobre y procrastinador trasero

Cómo funciona

Se llama “(10+2)*5″ por lo siguiente:

10 - Trabaje por diez minutos dedicándose única y exclusivamente a avanzar una tarea. Diez minutos en los que lo único que tiene permitido es trabajar, trabajar, trabajar. No haga trampa, porque (RING!) realmente tendrá un descanso cuando termine…

2 - Luego de diez minutos de trabajo sudoroso y dedicado recibe un descanso de 2 minutos para hacer lo que le venga en gana: tomarse un café, leer 5ives, llamar a su corredor de apuestas, lo que sea. Cuando sus dos minutos se cumplan, es hora de trabajar en la siguiente tarea de su lista. Esto es importante.

*5 - Repita el proceso cuatro veces más para llegar a un total de una hora de trabajo y descanso.

Reglas peculiares importantes

• No tiene que terminar su tarea o proyecto en diez minutos; sólo tiene que avanzarlo
• Si termina una cantidad satisfactoria de trabajo en menos de diez minutos, PARE, y pase de frente a su descanso de 2 minutos, luego comience otra ráfaga de 10 minutos
• ¡NO se salte los descansos! No está permitido. No se puede perder los descansos. Punto. Vaya a navegar por internet. Ahora. En serio. ¡VAYA!

Qué sucederá

Avanzará vertiginosamente durante una hora de trabajo/no trabajo y se sentirá con muchas ganas de que le toquen las partes tanto de trabajo como de descanso del ciclo (diablos, ¿qué le parece ese cambio?)

La trampa

Está bien, me atraparon. Esa es la trampa: uno puede y terminará saltándose descansos.

En su (extremadamente maravilloso) libro The Now Habit (El Hábito del Ahora), Neil Fiore sugiere un hábito similar llamado “desprogramar”, donde uno sólo se impone obligaciones con las cosas que uno disfruta y que no son fuente de procrastinación. John Perry sugiere la “Procrastinación Estructurada”, donde uno sólo le da alta prioridad a tareas “sin importancia”. Por supuesto, esto es llevado a un extremo hilarante en el plan de Joshua Newman consistente en programar sólo unos cuantos minutos de trabajo para luego concentrarse en las “tareas más importantes” como ordenar su colección de DVD’s.

En todos estos casos -cada uno de los cuales seguramente deben parecer ridículos a los partidarios del “¿Por qué no hacen su maldito trabajo y ya?”- el truco consiste en sacar su mente de la inercia que está permitiendo que la procrastinación lo domine. Así podrá vencer cualquier resistencia que haya conseguido que usted no haga lo que su cerebro sabe que tiene que hacer.

Sus trampas para sus problemas

El “(10+2)*5″ se puede adaptar de muchas formas (cambie cualquiera de los números a su antojo), pero recuerde: estos trucos tontos sólo funcionan porque usted y yo somos casos patéticos, con mentes que pueden ser inducidas al trabajo tan fácilmente como a la apatía. Fije sus reglas, respételas y siga adelante. Supere esa procrastinación haciendo entrar al trabajo por la puerta trasera.

Ahora vaya y tómese un descanso. Se lo ha ganado, tramposo trabajador.

Traducción de Procrastination Hack: “(10+2)*5″

A diferencia de la mayoría de negociaciones de hoy en día, la meta no es ganar sino llegar a un entendimiento y un acuerdo justo.

He aquí algunos consejos importantes que debería tomar en cuenta la próxima vez que entre en una negociación, se trate de la compra o venta de un auto o una casa o de su próximo aumento de sueldo.

1. Nunca acepte la primera oferta. Nunca haga la primera oferta. Deje que la otra parte plantee sus expectativas primero.

2. Recuerde que las ofertas y contraofertas iniciales estarán en los extremos máximo y mínimo de las negociaciones. Uno puede realizar una contraoferta o recibir una contraoferta con el otro extremo y de allí empezar a negociar hacia adentro. Aunque el plan no es siempre alcanzar un punto medio.

3. Tenga presente ambas perspectivas. Ejemplo: En relación a su casa, uno puede valorizar su jardín en digamos $4,000, pero para una constructora inmobiliaria podría valer $40,000. Ahora bien, si a uno le proponen venderla, ¿en qué precio cree que intentarán que usted enfoque su atención? Exacto, los $4,000. Así que necesita estar conciente de eso y establecer el valor en los términos de la otra parte, es decir, $40,000.

4. Préparese a abandonar las negociaciones. Si se está proponiendo cifras ridículas y la otra parte no está cediendo, usted deseará dejar las negociaciones sin que esto se tome como una táctica. No siempre es posible pero trate de tener opciones a la mano si el trato no es favorable.

5. ¿Qué es lo mínimo que está dispuesto a aceptar? Llámela directa, descortés, atrevida o como quiera, pero es posible que surja esta pregunta. Este señor desea saltarse todo el proceso y saber cuál es su cifra mínima. ¡Ya quisiera! Devuélvale el favor preguntándole cuánto es lo máximo que estaría dispuesto a pagar. O simplemente vuelva a mencionar el precio que ya pidió. Por experiencia, si le preguntan algo así, están haciéndole perder el tiempo.

6. Deje sus emociones en casa. No se apegue emocionalmente al producto que está comprando o vendiendo, ya que eso le dará mayor ventaja a la otra parte.

7. Pida más de lo que desea. Plantear desde el principio la cifra que desea no deja lugar para negociar. Pida un precio más alto y luego disminuya en sus pretensiones, dejando a la otra parte feliz con una supuesta ganga.

8. No hay reglas. Si usted forma parte del trato tiene derecho a cambiar lo que no le conviene. Si no está de acuerdo con algo, objételo. Esto se relaciona con la Regla No. 4.

9. No intente aprovecharse de ellos. Se trata de llegar a un acuerdo y a un intercambio justo. Ceda en sus pretensiones hasta que los términos sean aceptables para todos. Aprovecharse de la otra parte puede volverse en su contra y perjudicar futuros negocios.

10. Esté dispuesto a negociar desde el principio. Si usted es una persona nerviosa, trate de hacer lo necesario para sentirse cómodo con las negociaciones, sea hablando por teléfono o dejando que otra persona negocie en su lugar, teniendo siempre la autoridad y la última palabra.

Traducción de 10 Top Tips for Better Negotiating

Si esta es su actitud, jamás tendrá éxito.

¿Alguna vez ha utilizado el término “mi bebé” para referirse a su negocio o a un proyecto o idea que está tratando de hacer despegar? Se cómo se siente. Todos queremos creer que nuestro bebé es perfecto. Lo siento, no es así.

Los empresarios y dueños de pequeños negocios necesitan una cierta dosis de ego, petulancia y coraje para lograr el éxito, pero si al final esto los lleva a volverse sordos a las críticas de los demás, estarán perdiendo grandes oportunidades.

Su idea, proyecto o negocio puede ser magnífico pero no es perfecto.

He aquí algunos puntos para tomar en cuenta al pedir, digerir y aceptar críticas:

• Esté preparado para todo. Cuando empiece a pedir comentarios prepárese para todo tipo de opiniones y juicios. Es prácticamente imposible lograr un 100% de acuerdo en algún tema, y aun cuando lo lograra, esto no es necesariamente bueno. Si tiene un numero suficiente de comentarios, éstos deberán ir desde “lo odio” hasta “me gusta más que la vida misma”.
• No abandone la cortesía. No hay razón para morder la mano que nos alimenta de críticas, aún cuando la persona escupa en su cara (bueno, en esta circunstancia, lo dejamos en libertad de responder no tan cortésmente).
• Pregunte. No acepte un comentario sin averiguar más. Haga preguntas para obtener mayor información. Establezca un diálogo con todos, incluyendo aquellas personas que hicieron un comentario mordaz o las que hicieron un comentario extremadamente positivo. Recuerde: la crítica sólo es útil si se utiliza. Conversar con las personas que nos hacen comentarios es una buena forma de utilizarla.
• Modere la crítica. No descarte automáticamente el elogio más halagador ni el comentario menos generoso; trate más bien de encontrar el “centro” de la curva (donde la mayoría de los comentarios pueden ser ubicados en un gráfico). Esta es una buena forma de medir el valor de las críticas.
• No hay peor comentario que el comentario indiferente. Prefiero que alguien odie lo que hago (ya que hay una buena probabilidad de que haya otros en el lado opuesto del espectro) a que se muestren completamente indiferentes. La indiferencia hacia una idea, proyecto o negocio es su muerte.
• Las reacciones explosivas ante una crítica no son de mucha ayuda. Resulta inútil reaccionar de manera innecesariamente apresurada ante una crítica o sepultar su idea o negocio como resultado de un comentario negativo. Recuerde que no está corriendo una simple carrera sino una maratón. Lo mejor es tomarse un tiempo, digerir los comentarios y analizarlos desde todo punto de vista antes de dar el siguiente paso. (¿Me parece o estoy mezclando muchas metáforas?)

La crítica es su aliada.

No se esconda de ella. Vaya y búsquela. Comparta sus ideas y sea lo suficientemente abierto como para aceptar las críticas sin importar de donde vengan. Recuerde: el amor y el odio son mejor que la indiferencia. No hay peor cosa que la indiferencia.

Traducción de I’m Right and Everyone Else is Wrong

1. Escuche música de Johann Sebastian Bach. Si Bach no lo hace más creativo, probablemente deba ver a su doctor - o a un neurocirujano si también sufre de dolores de cabeza, alucinaciones y antojos extraños a mitad de la noche.

2. Practique la lluvia de ideas. Si se hace apropiadamente, la técnica de lluvia de ideas puede ayudarlo no sólo a que se le ocurra una gran cantidad de nuevas ideas, sino que también le ayudará a decidir cuál es la mejor. Si desea más información (en inglés) sobra la técnica de lluvia de ideas haga click aquí.

3. Cargue siempre una libreta de apuntes y un lápiz o lapicero. De esa manera, si se le ocurre alguna idea, puede anotarla rápidamente. Cuando relea sus notas, encontrará que aproximadamente el 90% de sus ideas son tontas. No se preocupe, eso es normal. Lo que importa es el 10% de ideas brillantes.

4. Si está atrapado en una idea, abra un diccionario, escoja una palabra al azar y trate de formular ideas incorporando esta palabra. Se quedará sorprendido de ver lo bien que funciona. El concepto está basado en una verdad simple pero poco conocida: la libertad inhibe la creatividad. No hay nada como las restricciones para ponerse a pensar.

5. Defina su problema. Tome una hoja de papel, un cuaderno de notas electrónico, la computadora o lo que utilice para hacer anotaciones, y defina en detalle cuál es su problema. Una vez que lo haya hecho, es probable que se le empiece a ocurrir muchas ideas.

6. Si no puede pensar, salga a dar un paseo. Un cambio de atmósfera le resultará beneficioso y un ejercicio suave ayudará a las células de su cerebro a desperezarse.

7. No vea televisión. Experimentos llevados a cabo en el Laboratorio Creativo JPB muestran que ver televisión hace que su cerebro se chorree lentamente por sus orejas y/o nariz. No es una bonita imagen, pero sucede.

8. No consuma drogas. La gente que consume drogas piensa que es creativa. Para todos los demás, son sólo gente que consume drogas.

9. Lea tanto como pueda sobre todo los temas posibles. Los libros ejercitan su cerebro, son fuente de inspiración y lo llenan de información que le permite establecer conexiones creativas fácilmente.

10. Ejercite su cerebro. Los cerebros, como cualquier cuerpo, necesitan ejercitarse para mantenerse en forma. Si no ejercita su cerebro, éste se volverá flácido e inútil. Ejercítelo leyendo mucho (ver el punto anterior), hablando con gente inteligente y discrepando - discutir puede ser una excelente forma de poner a trabajar las células de su cerebro. Pero ojo, discutir sobre política o directores de cine es positivo; pelear por ver quién lava los platos, no.

Traducción de 10 Steps for Boosting Creativity

¿Alguna vez deseó poder borrar todos sus mensajes sin responder? Quizás sí pueda hacerlo. Se llama e-mail en quiebra. Uno se da cuenta de que nunca va a poder salir de la pila de mensajes acumulados en su bandeja, así que sencillamente declara que no, que no podrá salir. Y así uno empieza otra vez de cero.

El capitalista de riesgo Fred Wilson y el presidente de Teglo Jeff Nolan se han unido a las filas del e-mail en quiebra esta semana, pero éste no es un concepto completamente nuevo. Lawrence Lessig acuñó el término en 2004:

En una nota automática enviada la semana pasada, Lessig escribió: “Estimada persona que me envió un mensaje todavía sin responder, lo siento, pero me declaro en quiebra de e-mail.”

A continuación señalaba que la semana anterior se había pasado 80 horas revisando correo sin responder acumulado desde enero de 2002, y que había decidido que “sin un esfuerzo extraordinario” jamás podría contestar esos mensajes.

Si le parece que declarar en quiebra su correo electrónico es demasiado drástico, he aquí algunas tacticas que puede intentar primero:

Simplemente no responda su correo. No hace falta que le diga a todos que lo va hacer. Borre los mensajes de su bandeja y póngase al alcance de los demás de otras formas: por chat, por teléfono, incluso en persona. La gente que desee encontrarlo lo hará. El mundo no se detendrá si no responde sus mensajes.

La ventaja de declararse en quiebra es que uno se siente psicológicamente liberado para proceder a eliminar su correo. Pero responder su correo quizás no sean tan importante como piensa. Dudo que la gente que envió e-mails a Larry Lessig en enero de 2002 esperara una respuesta en 2004. Seamos realistas: la mayoría de las veces, la gente no se sienta a esperar a que les conteste.

Demore en responder. Cree una carpeta o etiqueta que tenga como nombre una fecha en el futuro, quizás dentro de una semana o dos si eso es lo máximo que puede soportar. Traslade allí todo lo que está actualmente en su bandeja. Llegado el día, lea los mensajes. ¿Necesita responderlos ahora? Muchos de ellos ya no necesitan respuesta, puesto que ya deben haberse resuelto o eventos posteriores los deben haber vuelto obsoletos.

Yo utilizo una etiqueta “pendiente” para lograr algo parecido a esto. Cuando estoy abrumado de correo, tomo todos los mensajes que creo que debería contestar, los marco con la etiqueta pendiente y los archivo en otro lugar para dejar libre la bandeja. Uno puede hacerlo así de fácil con una carpeta de pendientes si utiliza Outlook o el Mail.app de Apple. Yo reviso los mensajes pendientes cuando me acuerdo, no siguiendo alguna especie de cronograma. Para cuando me acuerdo, muchos de los mensajes ya no necesitan respuesta.

¿Aprobaría esto David Allen? De ninguna manera. Aquí la mente no es como el agua -se trata más bien de enfrentar la turbidez de la vida real.

Utilice una respuesta automática de correo que derive a la gente a otros canales. Es un poco presuntuoso contestar automáticamente con una descripción larguísima de sus problemas personales de falta de tiempo y una propuesta de solución. Si va a imponer una respuesta así a sus remitentes, procure que sea corta.

Me gustó ésta que recibí hace poco:

Debido a un problema técnico, existe la posibilidad de que nunca pueda leer su mensaje. Si es importante, por favor llámeme al teléfono xxx xxx.

Disculpas por cualquier inconveniente.

Simplemente coloque esa frase “existe la posibilidad de que nunca pueda leer su mensaje” en su respuesta automática y los remitentes tratarán de ubicarlo de otra manera… si realmente necesitan hacerlo. Uno puede adornarlo con cualquier excusa que desee: su recargada agenda, su desorden de déficit de atención inducido por la web, o los caprichos de los filtros anti-spam.

Quizás los más existencialistas de entre nosotros sencillamente lo dejaríamos en “existe la posibilidad de que nunca pueda leer su mensaje” y ¿acaso no es verdad? Quién sabe qué emergencia familiar, caída del servidor de correo, u otro evento desafortunado se pueda interponer entre remitente y destinatario.

Piense en el correo como un río, no como un lago. Lo maravilloso de Twitter es la capacidad de zambullirse allí en cualquier momento e ignorar lo que vino antes y lo que vendrá después cuando uno no está poniendo atención. Uno puede tratar su correo de la misma forma -eliminando todos los mensajes recibidos antes de cierta fecha. Pruebe esta técnica: dedique una hora a contestar e-mails. Comience con los más recientes y avance hacia atrás. Cuando termine la hora, borre el resto del correo.

Todo esto es un tanto drástico, verdad? Pero si está considerando declarar su correo en quiebra, tal vez necesite algo radical.

Traducción de Before You Declare Email Bankruptcy…

La memoria no es como un músculo, algo específico que uno puede ejercitar. Es una forma de organizar información en su cerebro. Así que si está dispuesto a mejorar su memoria, necesitará cambiar y re-organizar su forma de pensar.

¿Alguna vez se preguntó por qué no puede acordarse de lo que comió anoche pero todavía puede recordar cada palabra de su canción favorita? En el siguiente artículo sabrá por qué olvida y le brindaré las herramientas necesarias para que lo recuerde todo –desde trivia de concursos hasta su código PIN– en un instante.

1. Números telefónicos

Por qué los olvida: Hay información que no está hecha para recordarse. Los números telefónicos, por ejemplo, se conservan en la memoria de corto plazo durante un minuto aproximadamente. En estos días es fácil anotarlos en un teléfono celular. Pero si le roban el teléfono o lo deja en casa, repentinamente tendrá que recurrir a su materia gris. Y si la entrena correctamente, será capaz de hacer más de lo que piensa.

Memoria instantánea: Asocie una forma o imagen con cada número del 0 al 9 (0=círculo, 1=lapicero, 2=cisne, 3=senos, 4=velero…) e invente una historia que ponga cada número en ese orden. Fabrizio Cornalba, tutor de memoria de la firma de capacitación empresarial Colors Time, con sede en Milán, pone como ejemplo el número 2104: un cisne con un enorme lapicero en el pico que dibuja un círculo en un velero.

2. Fechas y aniversarios

Por qué los olvida: Con frecuencia las fechas son difíciles de recordar porque parecen tener tan poco sentido hasta que las relacionamos con algo específico. Además uno se olvida de ese cumpleaños porque han pasado más de 360 días desde el anterior y porque ha habido muchísimas otras cosas que recordar durante todo ese tiempo.

Memoria instantánea: “Asocie el día profético con una característica física de la persona cuyo cumpleaños desea recordar”, aconseja Fabrizio Cornalba. Luego invente una historia simple con todo eso. Por ejemplo, Ana la del pequeño lunar encima del labio nació el 21 de diciembre. Tome el cisne (2) con un lapicero (1) en la boca, pero esta vez imagine el lunar como una decoración en un árbol navideño (diciembre). Y luego repita.

3. Nombres

Por qué los olvida: El problema más común de memoria es olvidar los nombres. Normalmente las personas se sienten abrumadas por la situación en que conocen a extraños. O quizás es la minifalda de la desconocida lo que está distrayendo su atención. Pero poder recordar nombres es una ventaja valiosa en las áreas tanto empresarial como social, pues le ayuda a establecer instantáneamente una buena relación con nuevos contactos. Así que elimine “cómosellama” de su vocabulario.

Memoria instantánea: Franklin D. Roosevelt asombraba continuamente a su personal al recordar los nombres de casi todos los que conocía. ¿Pero cuál era su secreto? Él imaginaba ver el nombre de esa persona escrito en su frente. Esta es una técnica particularmente poderosa si visualiza el nombre escrito en su color favorito de rotulador. Asimismo los expertos en programación neurolingúística sugieren imaginar la sensación de escribir el nombre moviendo los dedos milimétricamente mientras uno visualiza el nombre y se lo repite a sí mismo. Revise estos consejos.

4. Llaves

Por qué las olvida: Es imposible (y poco práctico) recordar cada detalle de nuestra vida diaria, así que nuestro cerebro lo compensa realizando generalizaciones de memoria llamadas esquemas. Por ejemplo, en vez de recordar cada manzana que uno haya comido en su vida, su cerebro crea un esquema de manzanas: dura, roja, dulce. Lo mismo ocurre con sus llaves. En vez de recordar cada caso en el que colocó sus llaves encima de, digamos, la mesa de la cocina, uno crea un esquema “llaves = mesa de la cocina”, de modo que resulta difícil recordar los pocos casos que no se ajustan a la fórmula.

Memoria instantánea: Trate de instalar un par de ganchos de llaves junto a la puerta por donde entra normalmente a su casa. Sólo le tomará unos minutos taladrar los agujeros y atornillar los ganchos. Luego empiece a adquirir el hábito de colocar sus llaves en el gancho cada vez que entre por la puerta. Usted probablemente tiene las llaves en la mano al ingresar a su casa, así que asigne un lugar donde ponerlas cada vez que entre: un gancho, un plato, un cajón, etc. Déles una casa a sus llaves cuando llegue a casa.

5. Contraseñas

Por qué las olvida: “¿Usé el cumpleaños de Pedro? ¿O era mi apellido materno?” Si olvida estas contraseñas, hay una buena razón: usted buscaba algo ingenioso y que sólo tenía significado para usted cuando las creó. Pero es más fácil recurrir simplemente a una asociación de memoria con el sitio o el dispositivo que está usando.

Memoria instantánea: Si Yahoo! le recuerda a Tarzán gritando, cree una contraseña relacionada con la jungla, lo que le permitirá establecer una asociación con el sistema que está usando y una asociación inmediata con la palabra “yahoo” que tiene delante suyo.

6. Códigos PIN

Por qué los olvida: Cuando los recibe se le pide destruir la carta y no anotarlos nunca, lo cual produce pánico. Y esa ansiedad perturba su capacidad para recordar cosas. Mientras más se preocupe de olvidar números, más probable es que los olvide.

Memoria instantánea: Rompa las reglas anotándolos en papelitos y guardándolos en su billetera, pero primero codifíquelos. Trate de convertir los números en letras e invente una palabra. Por ejemplo el código 7526 forma la palabra “plan” cuando lo digita en un celular. Así que lo único de que tendrá que acordarse es que su “plan” es recordar su código, tras lo cual echará un vistazo a su teléfono e identificará los números que son representados por esas letras.

Siguiendo estos consejos sencillos, tendrá la mente de un elefante y lo único que olvidará es que antes se olvidaba de todo.

Traducción de See How Easily You Can Forget You Were Ever Forgetful